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PSP采購外包分析其優勢

一、概述

采購外包:就是企業在關注自身核心競爭力的同時,將全部或部分的采購業務活動外包給供應商,采購人員可以通過自身分析和理解供應市場相關的知識,來輔助管理人員進行決策。

二、分析

  我國采購外包的發展現狀:激烈的市場競爭環境中,企業會感到巨大的控制成本和追求效益最大化的壓力。因為企業收入的一半要花在外購物料和服務上,所以.毫無疑問,采購優化是實現這些目標的主要杠桿之一。

眾所周知,采購成本的下降和物流成本的下降一樣,對企業凈利潤的貢獻是11的對應關系,因此,由采購流程來控制的供應管理關系,作為企業物流管理或供直鏈管理的重要環節,在某種程度就決定了企業總成本結構和對客戶需求變化的響應能力。據對許多企業的研究發現,在供應商選擇、執行采購和供應管理過程中,甚至屜最大的公司存有效管理各種物料和服務的采購方面也缺乏必要的技能、專業知識和相關基礎設施條件。

總的來看,企業采購戰略的缺陷主要表現在以下幾個方面:

1、近70% 的企業仍然由部門或供應商選擇決策。

2、近l3的采購是無合同的所謂“自行其事”的采購。

3、大多數的企業對最具有戰略意義的或者高價值類產品的采購支出細節了解很少。

4、很少企業有標準化的供應商選擇決策程序和采購流程。

5、對大多數企業來說,并不清楚采購總成本的結構。

6、在應用自動化和分析控制技術方面。采購活動仍然落后于企業的其他職能部門。

  因此,在我國許多企業,采購變成了一項運行效能低下的資產,企業重視程度還遠遠不夠。由于采購流程的缺陷和不良的采購支出,企業每年要白白損失許多利益。

成功的采購外包策略可以幫助企業降低采購成本、提高采購業務能力、改善采購質量和提高采購利潤率。

 

 

三、與傳統采購對比的優勢

  (一)、傳統采購

    傳統采購是企業一種常規的業務活動過程,即企業根據生產需要,首先由各需要單位在月末、季末或年末,編制需要采購物資的申請計劃

    然后由物資采購供應部門匯總成企業物資計劃采購表,報經主管領導審批后,組織具體實施;最后,所需物資采購回來后驗收人庫,組織供應,以滿足企業生產的需要。傳統采購存在市場信息不靈、庫存量大、資金占用多、庫存風險大的不足,經??赡艹霈F供不應求,影響企業生產經營活動正常進行,或著庫存積壓、成本居高不下,影響企業的經濟效益。

    1.物料采購與物料管理為一體

    目前絕大多數企業行使采購管理的職能部門為供應部(),也有企業將銷售職能與采購職能并在一起,稱為供銷科。在這種模式下,其管理流程是:先由需求部門提出采購要求,然后由采購部門制定采購計劃/定單、詢價/處理報價、下發運輸通知、檢驗入庫、通知財務付款。

    該流程主要缺點是:物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成,缺乏必要的監督和控制機制。

    2.業務信息共享程度弱

    由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來完成,沒有必要的文字記錄,采購信息和供應商信息基本上由每個業務人員自己掌握,信息沒有共享。其帶來的影響是:業務的可追溯性弱,一旦出了問題,難以調查;同時采購任務的執行優劣在相當程度上取決于人,人員的崗位變動對業務的影響大;

    3.采購控制通常是事后控制

    其實不僅是采購環節,許多企業對大部分業務環節基本上都是事后控制,無法在事前進行監控。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果,但是事前控制畢竟能夠為企業減少許多不必要的損失,尤其是如果一個企業橫跨多個區域,其事前控制的意義將更為明顯。

    傳統采購模式下應對采購風險的手段

    傳統采購模式在操作方式和透明度等方面相對落后,其規避采購風險的手段也有自身的特點。

    信息保密工作比較嚴格。供應商的選擇、價格的確定,多半通過比質、比價、招標、采購和商務談判來完成。因此,需方為了通過供應商的多頭競爭,從中選擇合適的供應商,往往會保留自己的許多信息。同樣,供應商為了在競爭中獲勝,贏得市場份額,也會隱瞞自己的信息。由于供需雙方均不能進行有效的信息溝通,很少披露乃至不披露有關信息,所以,采購風險也會相對較小。

    注重事后的把關。在傳統的采購模式下,因為采購一方很難參與供應商的生產組織過程和有關質量控制活動,因而相互工作是不透明的。因此,質量和交貨期的控制一般是通過簽訂合同、按標準條款驗收、催交催運、到貨復檢、事后質量驗證等方法把關,以達到降低采購風險的目的。也就是說,在傳統物資采購模式下,供需雙方基本沒有質量控制方面的合作。

    多追求眼前利益。在傳統采購模式下,供需關系是臨時的或短期合作的關系。采購中,需方更多的時間是消耗在討價還價、解決日常問題的過程中,往往頻繁更換供應商或只考慮當前行情,調整采購計劃和庫存儲備量,供需雙方缺乏需求信息的溝通和長期的合作機制

  (二)、PSP采購外包

采購外包既可以獲得更低采購成本、更高采購效率的專業化服務,從總體上降低企業采購運作方式,提高采購運營效率,叉可以將自己的全部智能和資源專注于核心采購業務,在新的競爭環境中提高企業的競爭能力。企業實施采購外包的優勢主要體現為:

1、加速采購業務重構

企業業務流程重構需要花費很多的時間,獲得效益也要花很長的時間,而外包是企業業務流程重構的重要策略.可以幫助企業快速解決采購業務方面的重構問題。對實行采購外包的企業來講,不僅做到現有企業核心采購能力和外包供應商核心能力的整合,更重要的還要做到如何鞏固和提升自己的核心采購能力。企業如果忽視了本身核心采購能力的培育.那么實施“外包”采購只是培養潛在的競爭對手,而自己則失去未來的發展機會。

2、利用企業的外部資源

如果企業沒有有效完成采購業務所需的資源,企業可將采購業務外包。企業采購外包時必須進行采購成本、利潤分析,確認在長期情況下這種外包是否對企業有利,由此決定是否應該采取采購外包策略。企業在集中資源于自身核心采購業務的同時,通過利用其他企業的資源來彌補自身的不足,從而變得更具競爭優勢,增強自身的核心競爭力。

3、分擔采購風險

企業可以通過外向資源配置分散由經濟、市場和財務等因素產生的風險。企業本身的采購資源、能力是有限的,通過資源外向配置,與外部的“外包”供應商共同分擔風險,企業可以變得更有柔性,更能適應變化的外部環境。

4、降低成本

據有關研究表明.那些將特定的采購流程或采購項目外包的企業,其物料獲得成本平均降幅達10%一25%。有時特定采購項目的采購成本降幅可達30%。

  PSP之所以能夠如此大幅度降低采購成本,主要是因為他們具有豐富的產品采購經驗和市場專業知識、成熟的采購流程和持有眾多客戶聚集起來的采購量。

5、可以減少企業投資

降低固定資產在資本結構中的比例,有利于優化企業的資本結構。

四、特點

采購外包的特點是:具有并行的作業分布模式;在組織結構上,實行采購外包的企業,由于采購業務的精簡而具有更大的應變性;以信息技術為依托實現外部資源的整合;采購外包可以使企業專注于核心競爭力的發展。

 
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